הזמנות, עובדים, סחורות ואין סוף מנות שצריכות לצאת בכל ערב, נשמע מסובך? חכו עד שתצטרכו לפרוט את כל אלה למספרים. אין ספק כי עסקי הקייטרינג מורכבים, הן מבחינת הניהול השוטף אך גם מבחינת הניהול הפיננסי. איך מנהלים נכון את הוצאות העסק ולא נכנסים לבורות כלכליים? כיצד ניתן לזהות בזמן בעיות שעלולות לגרום לקריסת העסק? הכנו לך מדריך קצר וקולע, כדאי להמשיך לקרוא.
לנהל עסק בתחום הקייטרינג
יש אנשים שזה נשמע להם כמו חלום – לנהל את עסק האוכל והקייטרינג שלהם בעצמם, להעסיק עובדים ולחיות את הסרוויס עד הקצה. זה בהחלט יכול להיות חלום קולינרי שמתגשם, אך צריך להיות גם מוכנים לפן הפחות נחמד של העסק, והוא ניהולו. יש להעסיק עובדים רבים בדרך כלל בקייטרינג, כאלה שיהיו נאמנים לעבודה, לא מאחרים, מוכנים לעבוד תחת לחץ ובשעות לא שעות. יש להעסיק אותם כדין, לשלם להם מספיק כסף כשדי שישתלם להם להגיע, וגם לדאוג להם להסעות ולסדר להם את המשמרות. גם בתחום ההזמנות אין זה פשוט – לפני כל הגשה יש לדאוג ואוכל טרי ואיכותי, יש לעקוב אחר ההוצאות כדי שהדבר יהיה משתלם ולכרות הסכמים עם מקומות שיכולים לספק איכות מעולה במחיר משתלם.
ניהול נכון של הוצאות העסק
אחד הצדדים הפחות נעימים בכל עסק, ובטח כזה שנעשה עם כל הנשמה, הוא הצד הפיננסי. יש לדאוג לעובדים, לוודא שהם מקבלים את המשכורת שלהם בזמן, עם כל התנאים שהוסכמו מראש ושכל הרישום יהיה נכון. יש לעקוב באופן הדוק אחר ההוצאות וההכנסות של העסק, לוודא ברמה החודשית שכל הזמן נמצאים על המשמר ושהדיווחים עוברים לרשויות המס ללא פגמים וללא איחורים.
להתנהל עם תוכנה להנהלת חשבונות
כיום אחת הדרכים היעילות ביותר לנהל עסק קייטרינג, בוודאי אם הוא נמצא בתחילת דרכו, היא באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות מקצועית. מדובר בתוכנה בה מתנהלות כל ההזמנות, ההוצאות, החשבוניות והקבלות. התוכנה יודעת לשמור את הנתונים, לסדר אותם באופן כזה שהם מוצגים באופן ברור ומוכנים להגשת הדוחות הנדרשים בעת הצורך. למעשה, מדובר במנהלת חשבונות ממוחשבת אוטומטית, שאם נעשה בה שימוש נבון היא יכולה לחסוך לא מעט כסף, עצבים וגם זמן.
אילו כלים דיגיטליים נוספים יכולים לסייע לניהול העסק?
יש כיום לא מעט כלים דיגיטליים בהם ניתן לעשות שימוש כדי לצלוח את ההתנהלות בעסק. לדוגמה, מנהלים יכולים לעשות שימוש בתוכנות משותפות לניהול, כמו זו שמציעה מיקרוסופט ובה יומנים משותפים ורשימות משותפות שמסייעות לבצע את ההזמנות והסידורים השונים בקייטרינג ביתר קלות ובפחות טעויות. ניתן לעשות גם שימוש באפליקציות ייעודיות לקביעת משמרות בין העובדים, דבר שמהווה פלטפורמה נהדרת לחסוך בריבים מיותרים של מי נמצא או לא נמצא והיתקלות במצבים בהם אין עובדים או שיש יותר מידי מהם.
לסיכום, שימוש באפליקציות שונות ובפלטפורמות כמו תוכנת הנהלת חשבונות יהפכו את ניהול הקייטרינג לקל ופשוט מאי פעם. האפליקציות השונות נוחות מאוד לשימוש, זמינות בכל מקום ובכל שעה ומסייעות לייעל באופן משמעותי את ניהול העסק. כמו כן, ההיסטוריה הדיגיטלית מאפשרת לבצע ניהול בטוח ומהיר יותר בכל הנוגע להתנהלות מול הרשויות המס.